고용노동부 출퇴근 기록관리 프로그램 다운로드 및 프로그램 사용 방법

사업장에서 근로자의 출퇴근 시간을 정확하게 기록하고 관리하는 것은 투명한 근로환경 조성과 정확한 급여 산정을 위해 매우 중요해요. 고용노동부에서 제공하는 출퇴근 기록관리 프로그램은 이러한 과정을 간편하게 도와주는 무료 소프트웨어랍니다. 2025년 최신 버전의 출퇴근 기록관리 프로그램 다운로드부터 효율적인 활용법까지 자세히 알아볼게요.

 

이 글에서는 관리자용과 근로자용 프로그램의 차이점, 설치 방법, 기본 설정부터 근무 기록 관리, 데이터 활용까지 모든 과정을 단계별로 설명해 드릴게요. 출퇴근 기록관리를 처음 시작하는 사업주나 담당자도 쉽게 따라할 수 있도록 구성했답니다!

📱 출퇴근 기록관리 프로그램 소개

고용노동부 출퇴근 기록관리 프로그램은 사업장에서 근로자들의 출퇴근 시간을 체계적으로 관리할 수 있도록 도와주는 무료 소프트웨어에요. 2025년 현재, 이 프로그램은 사업장 규모에 관계없이 모든 사업주와 근로자가 사용할 수 있답니다.

 

이 프로그램은 크게 두 가지 버전으로 나뉘어 있어요:

 

1. 관리자+근로자 통합 프로그램: 사업주나 인사담당자가 사용하는 버전으로, 사업장 설정, 근로자 관리, 근무시간 조정, 데이터 출력 등 모든 기능을 포함하고 있어요.

 

2. 근로자용 프로그램: 근로자가 개인 PC에서 자신의 출퇴근 시간을 기록하고 관리할 수 있는 간소화된 버전이에요.

 

🔍 출퇴근 기록관리 프로그램의 주요 기능

기능	관리자 프로그램	근로자 프로그램
사업장 정보 설정	✅	❌
근로자 정보 관리	✅	❌
출퇴근 시간 기록	✅	✅
근무시간 조정	✅	❌
근무 기록 내보내기	✅	✅
근로자 기록 불러오기	✅	❌

 

이 프로그램을 활용하면 다음과 같은 이점이 있어요:

 

✔️ 근로시간의 정확한 기록과 관리가 가능해요

 

✔️ 근로기준법에 따른 근로시간 준수 여부를 쉽게 확인할 수 있어요

 

✔️ 급여 계산과 연계하여 임금 산정이 편리해져요

 

✔️ 출퇴근 기록의 전산화로 종이 서류 관리가 필요 없어요

 

✔️ 근로자와 사업주 간 근로시간 관련 분쟁을 예방할 수 있어요

 

💻 프로그램 다운로드 방법

출퇴근 기록관리 프로그램은 고용노동부 임금 돋보기 웹사이트에서 무료로 다운로드할 수 있어요. 관리자용과 근로자용 프로그램을 상황에 맞게 선택하여 설치하면 된답니다.

 

프로그램 다운로드 시 선택 방법:

 

1. PC 1대로 관리하는 경우: 사업장 내 PC 1대에서 관리자와 근로자 모두 출퇴근 기록을 입력한다면, '관리자+근로자 통합 프로그램'만 설치하면 돼요.

 

2. 각자 PC에서 관리하는 경우: 근로자들이 각자의 PC에서 출퇴근 시간을 입력하고 관리자가 취합하는 방식이라면, 사업주/인사담당자는 '관리자+근로자 통합 프로그램'을, 근로자들은 '근로자 프로그램'을 설치하면 됩니다.

 

📥 프로그램 설치 방법

설치 단계	상세 설명
1단계	다운로드한 ZIP 파일을 마우스 우클릭하여 '압축 풀기' 또는 '모두 풀기' 옵션을 선택합니다.
2단계	압축이 풀린 폴더 내에서 '설치하기' 파일을 더블클릭합니다.
3단계	Windows 보안 알림이 표시되면 '추가 정보'를 클릭한 후 '실행' 버튼을 누릅니다.
4단계	설치가 완료되면 바탕화면에 생성된 프로그램 아이콘을 클릭하여 실행합니다.

 

주의사항: 출퇴근 기록관리 프로그램은 PC 환경에서만 사용 가능하며, 모바일 기기에서는 사용할 수 없어요. 프로그램을 설치하는 PC는 가급적 항상 켜져 있고 직원들이 접근하기 쉬운 곳에 배치하는 것이 좋습니다.

 

👔 관리자용 프로그램 사용법

관리자용 프로그램은 사업장의 기본 정보 설정부터 근로자 관리, 근무 시간 조정까지 모든 기능을 담당하는 핵심 프로그램이에요. 단계별로 사용 방법을 알아볼게요.

 

1️⃣ 관리자 로그인 및 사업장 설정

사업장 설정 주요 항목
사업장명	회사나 사업장의 공식 이름을 입력합니다.
관리자 key	프로그램 로그인 시 사용할 비밀번호를 설정합니다.
사업장 규모	5인 이상 또는 5인 미만 중 선택합니다.
소정 근로 시간	일반적인 시업시간과 종업시간을 설정합니다.
휴게시간 설정	점심시간 등 법정 휴게시간을 설정합니다.
주휴일/휴무일 지정	주휴일(유급)과 휴무일(무급)을 지정합니다.

 

프로그램을 처음 실행하면 '관리자 로그인' 버튼을 클릭하여 사업장 기본 정보를 설정해야 해요. 사업장명, 관리자 비밀번호(key), 근로시간, 휴게시간 등 기본적인 정보를 입력하고 저장하면 됩니다.

 

사업장 설정 시 주의할 점은 소정근로시간과 휴게시간을 정확히 입력하는 것이에요. 이 정보는 추후 근로시간 계산의 기준이 되기 때문에 실제 사업장 운영 규정과 일치하도록 설정해야 합니다.

 

2️⃣ 근로자 등록 및 관리

근로자 설정 방법
근로자 추가	이름과 사원번호를 입력하고 '저장' 버튼을 클릭합니다.
개인별 설정	근로자별로 근로시간, 휴게시간 등을 별도 설정할 수 있습니다.
근로자 정보 수정	근로자 이름을 클릭하여 정보 수정 화면으로 이동합니다.
근로자 삭제	퇴사한 근로자는 삭제 버튼을 통해 목록에서 제거할 수 있습니다.

 

사업장 설정을 완료한 후에는 근로자 정보를 등록해야 해요. '근로자 설정' 화면에서 이름과 사원번호를 입력하고 저장하면 됩니다. 기본적으로 사업장 설정의 근로시간과 휴게시간이 적용되지만, 필요시 근로자별로 다른 설정을 적용할 수도 있어요.

 

모든 근로자 등록을 마치면 '출퇴근 입력' 화면으로 이동하여 실제 출퇴근 관리를 시작할 수 있습니다.

 

3️⃣ 출퇴근 기록 관리 및 조정

기능	설명
출퇴근 입력	근로자는 이름과 사원번호를 입력하고 출근/퇴근 버튼을 눌러 시간을 기록합니다.
출퇴근 현황 확인	일별, 주별로 전체 근로자의 출퇴근 상황을 확인할 수 있습니다.
근무시간 조정	근로자의 근무 내역을 클릭하여 출퇴근 시간, 연장근무, 휴가 등을 조정할 수 있습니다.
특이사항 기록	지각, 조퇴, 결근, 재택 등의 특이사항과 사유를 기록할 수 있습니다.

 

출퇴근 기록 화면에서는 근로자들이 직접 출근/퇴근 버튼을 눌러 시간을 기록할 수 있어요. 관리자는 이 기록을 확인하고 필요시 조정할 수 있습니다.

 

특히 근무시간 조정 기능은 매우 유용해요. 근로자의 근무 내역을 클릭하면 출퇴근 시간 수정, 연장근무 인정, 휴가 처리, 특이사항(지각, 조퇴, 결근, 재택) 기록 등 다양한 조정이 가능합니다.

 

4️⃣ 데이터 출력 및 관리

출력 양식	용도
근로자별 근로시간내역	근로자별 근무시간을 정리한 PDF 파일로, 근로자에게 제공하거나 보관용으로 적합합니다.
근로자별 근로시간내역 원본	상세한 출퇴근 기록이 포함된 원본 데이터로, 필요시 증빙자료로 활용할 수 있습니다.
관리용 근로시간내역	관리자가 전체 근로자의 근무시간을 한눈에 파악할 수 있는 종합 자료입니다.
임금명세서 변환용 월별 근로시간 내역	급여 계산에 필요한 형태로 정리된 월별 근로시간 자료입니다.

 

출퇴근 기록을 관리하는 마지막 단계는 데이터 출력이에요. '다운로드' 버튼을 클릭하면 다양한 형태의 출력물을 내려받을 수 있습니다.

 

특히 '임금명세서 변환용 월별 근로시간 내역'은 급여 담당자가 임금 계산 시 유용하게 활용할 수 있어요. 이 파일을 통해 정규 근로시간, 연장근로, 야간근로, 휴일근로 등 모든 근무 유형별 시간을 확인할 수 있습니다.

 

👷 근로자용 프로그램 사용법

근로자용 프로그램은 각 근로자가 자신의 PC에서 출퇴근 시간을 기록하고 관리할 수 있는 간소화된 버전이에요. 특히 재택근무나 출장이 잦은 직원들에게 유용한 프로그램입니다.

 

🕒 근로자 프로그램 사용 단계

단계	설명
1. 기본 정보 입력	관리자가 안내해준 이름과 사원번호를 정확히 입력합니다.
2. 출퇴근 기록	출근 시 '출근' 버튼, 퇴근 시 '퇴근' 버튼을 클릭하여 시간을 기록합니다.
3. 근로내역 내보내기	'근로내역 내보내기' 버튼을 클릭하여 기록된 출퇴근 시간을 파일로 저장합니다.
4. 관리자에게 전송	저장된 파일을 이메일, 메신저 등을 통해 관리자에게 전송합니다.

 

근로자 프로그램은 매우 직관적이고 간단해요. 출근 시작 시 이름과 사원번호를 입력하고 '출근' 버튼을 클릭하고, 퇴근 시에는 '퇴근' 버튼을 클릭하면 됩니다.

 

매번 이름과 사원번호를 입력하는 것이 번거롭다면, '다음에도 사용' 체크박스를 선택하여 정보를 저장해둘 수 있어요.

 

근로자는 '근로내역 내보내기' 기능을 통해 자신의 출퇴근 기록을 JSON 형식의 파일로 저장하고, 이를 관리자에게 전송할 수 있습니다. 또한 '근로내역 다운로드' 버튼을 통해 PDF 형식으로 자신의 근무 기록을 확인할 수도 있어요.

 

📊 출퇴근 기록 관리와 데이터 활용

출퇴근 기록관리 프로그램에서 생성된 데이터는 단순히 출퇴근 시간 기록 외에도 다양한 용도로 활용할 수 있어요. 특히 인사 관리와 급여 계산에 매우 유용하게 사용됩니다.

 

💼 출퇴근 데이터 활용 방안

활용 분야	상세 내용
급여 계산	정확한 근로시간을 바탕으로 기본급, 연장근로수당, 야간근로수당, 휴일근로수당 등을 정확히 계산할 수 있습니다.
인사 평가	출퇴근 시간 준수, 연장근무 빈도 등을 인사 평가 자료로 활용할 수 있습니다.
근태 관리	지각, 조퇴, 결근 등의 기록을 체계적으로 관리하여 근태 개선에 활용할 수 있습니다.
인력 운영 최적화	근무 패턴 분석을 통해 업무량이 많은 시간대에 인력을 적절히 배치할 수 있습니다.
근로기준법 준수 증빙	근로시간 준수 여부를 증명하는 공식 자료로 활용할 수 있습니다.

 

특히 '관리용 근로시간내역'과 '임금명세서 변환용 월별 근로시간 내역'은 인사·급여 담당자에게 매우 유용한 자료에요. 이 데이터를 기반으로 정확하고 투명한 급여 산정이 가능합니다.

 

또한 근로기준법 준수 여부를 확인하는 데도 큰 도움이 돼요. 법정 근로시간 초과 여부, 휴게시간 보장 여부 등을 객관적인 데이터를 통해 확인할 수 있습니다.

 

⚠️ 프로그램 사용 시 주의사항

출퇴근 기록관리 프로그램을 효과적으로 활용하기 위해 몇 가지 주의사항을 알아두면 좋아요. 이러한 사항들을 미리 숙지하여 불필요한 문제를 예방하세요.

 

⚠️ 주요 주의사항

주의사항	상세 설명
PC 환경 제한	프로그램은 PC 환경에서만 사용 가능하며, 모바일 기기에서는 작동하지 않습니다.
데이터 백업 필요	정기적으로 데이터를 백업하여 PC 고장이나 오류로 인한 데이터 손실을 방지해야 합니다.
근로자 정보 정확성	근로자 이름과 사원번호는 정확하게 입력해야 하며, 관리자 프로그램과 일치해야 합니다.
파일 형식 제한	근로자 데이터 업로드 시 반드시 근로자 프로그램에서 내보낸 JSON 파일만 사용 가능합니다.
시간 설정 확인	PC의 시스템 시간이 정확해야 출퇴근 시간이 올바르게 기록됩니다.

 

특히 데이터 백업은 매우 중요해요. 정기적으로 '근로자별 근로시간내역 원본'을 다운로드하여 별도 보관하는 것이 좋습니다. 컴퓨터 오류나 프로그램 재설치 시 데이터 손실을 방지할 수 있어요.

 

또한 근로자 프로그램 사용 시 이름과 사원번호를 정확히 입력하는 것이 중요해요. 관리자 프로그램에 등록된 정보와 일치하지 않으면 데이터 업로드 과정에서 문제가 발생할 수 있습니다.

 

💡 효율적인 활용 팁

출퇴근 기록관리 프로그램을 더욱 효율적으로 활용할 수 있는 유용한 팁들을 소개합니다. 이런 방법들을 적용하면 프로그램 사용이 더욱 편리해질 거에요.

 

🔍 실용적인 활용 팁

팁	상세 내용
전용 PC 설치	출입구나 사무실 입구에 전용 PC를 설치하여 모든 직원이 쉽게 출퇴근 기록을 할 수 있게 합니다.
자동 백업 설정	윈도우 작업 스케줄러를 활용하여 주기적으로 프로그램 데이터 폴더를 백업하도록 설정합니다.
근로자별 근로조건 설정	유연근무제 등 근로자별로 다른 근무조건이 있다면 개별 설정을 활용합니다.
월말 데이터 검토	급여 계산 전 월말에 모든 근로자의 출퇴근 기록을 검토하고 필요시 조정합니다.
정기 보고서 생성	월별로 근로시간 내역을 출력하여 근로자에게 제공하고 서명을 받아 보관합니다.

 

특히 관리자는 근로자들이 자신의 출퇴근 기록을 확인할 수 있도록 정기적으로 '근로자별 근로시간내역'을 공유하는 것이 좋아요. 이를 통해 기록 오류를 조기에 발견하고 수정할 수 있습니다.

 

또한 근로자 프로그램에서 생성된 데이터를 효율적으로 관리하기 위해, 정해진 제출 시기와 방법을 명확히 안내하는 것이 중요해요. 예를 들어 "매주 금요일까지 이메일로 제출" 등의 규칙을 정하면 데이터 관리가 더욱 체계적으로 이루어질 수 있습니다.

 

FAQ

Q1. 프로그램 설치 후 "Windows 보호됨" 메시지가 나타나면 어떻게 해야 하나요?

 

A1. 이는 Windows의 보안 기능으로, 알 수 없는 출처의 프로그램 실행을 방지하는 메시지에요. "추가 정보" 링크를 클릭한 후 "실행" 버튼을 눌러 진행하면 됩니다. 고용노동부에서 제공하는 공식 프로그램이므로 안전하게 사용할 수 있어요.

 

Q2. 출퇴근 시간을 잘못 입력했을 때 수정하는 방법은 무엇인가요?

 

A2. 관리자 프로그램에서 해당 근로자의 근무 내역을 클릭하면 출퇴근 시간을 수정할 수 있는 화면이 나타납니다. 이 화면에서 정확한 시간으로 수정한 후 저장하면 돼요. 근로자 프로그램에서는 직접 수정이 불가능하므로 관리자에게 요청해야 합니다.

 

Q3. 프로그램 데이터가 저장되는 위치는 어디인가요?

 

A3. 프로그램 데이터는 기본적으로 프로그램이 설치된 폴더 내의 'data' 폴더에 저장됩니다. 정기적으로 이 폴더를 백업해두면 데이터 손실을 방지할 수 있어요. 또한 '근로자별 근로시간내역 원본' 다운로드 기능을 통해 별도로 데이터를 저장하는 것도 좋은 방법입니다.

 

Q4. 근로자가 재택근무하는 경우 출퇴근 기록은 어떻게 관리하나요?

 

A4. 재택근무자는 '근로자용 프로그램'을 개인 PC에 설치하여 출퇴근 시간을 기록할 수 있어요. 기록된 데이터는 '근로내역 내보내기' 기능을 통해 파일로 저장한 후 이메일 등으로 관리자에게 전송하면 됩니다. 관리자는 이 파일을 관리자 프로그램에서 '근로자 근로정보 업로드' 기능을 통해 불러올 수 있어요.

 

Q5. 관리자 비밀번호(key)를 잊어버렸을 때 어떻게 해야 하나요?

 

A5. 불행히도 프로그램 내에서 비밀번호를 찾는 기능은 제공되지 않아요. 이 경우 프로그램을 재설치해야 할 수도 있습니다. 따라서 관리자 비밀번호는 반드시 안전한 곳에 기록해두는 것이 좋아요. 재설치 시 기존 데이터가 손실될 수 있으므로, 정기적인 데이터 백업이 매우 중요합니다.

 

Q6. 다수의 사업장이 있는 경우 어떻게 관리해야 하나요?

 

A6. 각 사업장별로 별도의 프로그램을 설치하여 관리하는 것이 가장 좋은 방법이에요. 프로그램을 여러 폴더에 각각 설치하고, 폴더명을 사업장명으로 구분하면 관리가 용이합니다. 각 사업장의 근로자 정보와 출퇴근 기록은 독립적으로 관리되어 혼란을 방지할 수 있어요.

 

Q7. 출퇴근 기록관리 프로그램 사용이 법적으로 의무인가요?

 

A7. 2025년 현재 근로기준법에 따르면 모든 사업장은 근로자의 근로시간을 기록하고 보관할 의무가 있습니다. 다만 반드시 이 프로그램을 사용해야 하는 것은 아니며, 다른 방식(전자적 기록, 수기 기록 등)으로도 관리할 수 있어요. 그러나 이 무료 프로그램은 간편하게 법적 의무를 충족하면서 효율적인 근로시간 관리가 가능하므로 적극 활용하는 것이 좋습니다.

 

Q8. 임금 계산에 프로그램 데이터를 어떻게 활용할 수 있나요?

 

A8. '임금명세서 변환용 월별 근로시간 내역' 다운로드 기능을 활용하면 급여 계산에 필요한 모든 근로시간 정보를 얻을 수 있어요. 이 파일에는 정규 근로시간, 연장근로, 야간근로, 휴일근로 시간이 모두 포함되어 있어 각 유형별 수당을 정확히 계산할 수 있습니다. 특히 엑셀 형식으로 제공되므로 급여 관리 프로그램과 연동하거나 계산식을 적용하기 쉽답니다.